ほうれんそう　～報告連絡相談の正しいやり方とは？②～

こんにちは！
店舗経営チーム力向上コンサルタント
の植竹剛です。

先日、このブログにコメントをいただきました。

「お世話になります。とても良い記事ですね。」

「こんにちは、またブログ覗かせていただきました。
また、遊びに来ま～す。よろしくお願いします」

ほめていただくと本当にやる気が出ます！
コメントをいただいてありがとうございます！
これからもよろしくお願いします！

それでは今日も元気よく行きましょう！

「アルバイト編」から「コミュニケーション編」
になって5回目になります。

前回の「ほうれんそう」の「報告」からのつながりで
今回は「連絡」にスポットを当ててみます。

基本的に「そんなの知ってるよ！」という内容が
多いと思いますが、知っていることを「実践」して
もらいたいメッセージを込めています。

あなたは連絡モレや抜けで「もう！」と思ったことはありませんか？
また、「あいつ・・・」という他責にしてしまったことはないでしょうか？
今日はそんな嫌な気持ちにならないようにするために
「報告」のコツも関連付けていきます。 

あなたは「学校の連絡網」をモチロンご存じですよね。
こんな感じのものです。

※画像はイメージです

趣味で団体競技に参加されていれば、このような
表は大人の方も使うかもしれません。

しかし、仕事として多くの案件を連絡網で回す
というのもあまり聞かれませんよね。

でも「伝言ゲーム」化してしまって、
最初と最後の方では全然違う内容になっていたり・・・

具体的に連絡する方が良いのですが、時間も掛かります。

どうすればいいのでしょうか？

ここでもう一度「連絡網」を見てみましょう。

  ※画像はイメージです

■最後の方は最初の方に確認の連絡を入れる

■次の方が不在の場合、その先の方に連絡して後で次の方に連絡する

当たり前のことですが、大人になると忘れている事ではありませんか？
改善するヒントが隠れていますね。

連絡が行き渡ったかの確認はとかく忘れがちです。
あなたの右腕の方に連絡が行き渡ったかどうかの
最終確認を事前に指示しておきましょう。
でも、最初はこんなレベルからかもしれません。

部下　：「店長、●●の件ですが全社員・全アルバイトへの連絡を終了しました」
あなた：「ありがとう。当日休みだった人にはどのように連絡したのかな？」
部下　：「はい、個人メール宛に内容を送信しておきました」
あなた：「うん・・・？それで該当者全員が返信してきたのは確認できてるの？」

部下　：「は、はい。今確認します」
部下　：「店長、お待たせいたしました。あと2名から返信がありません」
あなた：「誰とだれかな」
部下　：「AさんとBさんです」

あなた：「その二人にはどのように連絡するの？ともに休みだね」
部下　：「はい、いまから電話をしてみます」

あなた：「そうだね。特にBさんは明日早番だから何度でも連絡して
今日中に知っておいてもらう必要があるね」
部下　：「はい！了解しました！」
あなた：「2名含めて全員への連絡が終わったらまた報告しにきてね」

教育とは忍耐が必要ですね・・・
でも違う形であなたも先輩・上司から似たようなことを
教えていただいたはずですね。
私は教えてもらいまくりでした・・・（苦笑）

前回お話したように、情報は鮮度が非常に大切ですね。
ここでBさんが情報を知らずに翌日開店してしまったら、
売上目標からシフトから各計画が総崩れになるかも・・・

店舗の総責任者は「あなた」です。
99％部下のせいにすることはできません。

連絡発信はまずあなたが具体的に内容を作れるまで慎重に行きましょう。
誰にでもわかるようにするにはポイントがあります。

●　起こった出来事の日、お休みだった人をイメージする

ことを意識して情報を発信すると自然に周囲の理解度が向上します。
これも配慮なのですね。

以前、先輩に「配慮されたければ、自分から周りに
気を遣いなさい」と言われたことを思い出します。

あなたの意志が部下やアルバイトに伝わらないことが
一番イタイことですね。

伝言ゲームになってしまっては困ります。忙しいでしょうが
連絡事項を書くときは今までよりプラス30秒時間をかけましょう。
発信前に再度確認すれば、状況は劇的に変化していきます。

発信前に部下の方にこの内容で理解できるかを
聞いてみるのも良い方法です。

とかく、情報の伝達不備は人のモチベーションにも影響が出ます。

とかく「言っておいて」になりがちな情報でも
相手にとってはあなたが思う以上に大切な事かもしれません。

あなたが変われば必ず周囲も変わります。
それだけの影響力があなたにはあります。

本日はここまでにしたいと思います。

次回は「ほうれんそう」の3回目「相談」のお話を
していきます。

最後までお読みいただき有難うございました。

店舗経営チーム力向上コンサルタント
植竹剛