ブログ ~ 2020年4月

仕組みづくりのコツ ~パートさんアルバイトさんが育つ組織づくり20~

今日は仕組みづくりのコツを書きます。

 

 

きのうのブログと一部重なります。

 

 

結論

 

誰もが同じ結果になる内容にとにかく「余計な考えを挟めないほど」具体的にする

 

 

ということです。

 

 

そして

 

意見は常に受付け、協議。良いと思えばすぐ改善。自己流・無申告の改善を徹底的に嫌う。

 

 

というのがコツです。

 

 

これは、私が初めて言い始めたのではなく、かの千利休が訓示でのこしています。

 

千利休 利休道歌(百首) 百首目

「規矩(きく)作法 守りつくして破るとも 離るるとても 本(もと)を忘るな」

 

というお言葉があります。「守(しゅ) 破(は) 離(り)」とも言われています。

 

 

守 決められた作法をまずは守り抜き、精進する

 

破 教えられた作法より超えるものがあっても

 

離 独立するとしても、「本(もと)=守」を忘れてはならない

 

 

と私は読んでいます。

 

 

昔から伝わる先人の知恵は活用した方が良いと思うのです。

 

 

しかも、百項目ある中で、一番最後に書かれていることにも重要性を感じます。

 

 

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株式会社チームのちから
代表取締役 植竹 剛

仕組みづくりで必要な2つの準備② ~パートさんアルバイトさんが育つ組織づくり19-2~

会社でのさまざまな仕組みと作る時に、準備をして欲しいことです。

 

 

今日は2.アタマの準備編です。1.ココロの準備編はこちらをクリック

 

1.ココロの準備
(1)スタッフの迷い、不安をなくしてあげたい
(2)スタッフに公平さと平等感を伝えたい
(3)スタッフに「改善しつづけること」は「働く環境をよくすること」と分かってほしい

 

2.アタマの準備
(1)あいまいさは捨てる → 具体性が大切
(2)文字よりマンガ、マンガより動画 → どこまで分かりやすく説明できるか
(3)予習復習(自主学習)ができるように → マナブ・知る・できるを知って楽しく働く

 

 

2.アタマの準備の(1)では、あいまいさを捨てるです。

 

 

これは「ルール=マニュアル」の内容だったり、

 

 

 

 

 

 

 

 

「何を目的(ゴール)にして」とか

 

 

「目標(ゴール手前のルート)は何か」をもれなく書き出していく意味です。

 

 

人によって意見が分かれる「ていねいに」とか「きれいに」という言葉は使わずに書きます。

 

 

でも、具体的に書いていくと、とっても文章量が多くなってしまいます。

 

 

そんな問題を解決してくれるのが(2)文字よりマンガ、マンガより動画です。

 

 

マンガで描かれたマニュアルってちょっと前に流行りましたね。

 

 

今は動画がメインになってきています。

 

 

いずれも

 

 

「内容に入りやすい」

 

 

「分かりやすい」

 

 

「動作をマネできる」

 

 

という利点がいっぱいです。

 

 

とくに、動画はお手本を示しながら

 

 

「注意すること」

 

 

「やらなきゃいけないこと」

 

 

「やってはいけないこと」

 

 

をドンドン撮影していきましょう。

 

 

動画の細かい出来栄えは二の次です。

 

 

どんどん上達していきますので、

 

 

まずは情報を発信することを優先してください。

 

 

そして1.(3)予習復習(自主学習)ができるように、も大切です。

 

 

YouTubeなどに動画をアップして「限定公開」の設定にしておきます。

 

 

自社の社員さんやパートさんアルバイトさんだけが見ることができる設定です。

 

 

すると、家で、移動時間中などの「スキマ時間」を使って、ドンドン自主学習をしてくれる環境を作りましょう。

 

 

 

 

 

 

 

 

出来ることが増えたり、もっと会社のことを知ってもらえたら、「分からない」という不安が少なくなり、安心して働けるようになっていくはずです。

 

 

最後に、「どんどん見てね。感想聞かせて」というような啓発活動は会社側から仕掛けていきます。

 

 

だんだん浸透して行って、見ていない人が恥ずかしくなるようになれば「自主性」が育っていきます。

 

 

これで、会社が考えて行動を起こす「仕組みづくりの準備」は完了です。

 

 

 

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株式会社チームのちから
代表取締役 植竹 剛

仕組みづくりで必要な2つの準備 ~パートさんアルバイトさんが育つ組織づくり18~

仕組み、仕組みとうるさいなぁとおもう方も多いでしょう。

 

 

「仕組みがなきゃ、人は育たんのか!」

 

 

とくに、中小企業の社長さんは「Theたたき上げ」の方もたくさんいらっしゃいます。

 

 

なので、「なぜこんなことが正しくできないんだ!」と思いがち。かつての私もそうでした。

 

 

でも、これから、

 

「コロナ禍を乗り越えて会社をさらに大きくしたい」

 

「いちいち言わなくても、自分の考え(経営理念)で動ける

社員・パートさんアルバイトさんが欲しい」

 

という社長は、仕組みづくりを意識しましょう。

 

 

今後「こんなはずじゃなかった」と後悔しないためにも。

 

 

今日は、なにかの仕組みをつくるにしても毎回気にして欲しい2つのことを書きます。

 

 

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まずは答えからです。

 

1.ココロの準備
(1)スタッフの迷い、不安をなくしてあげたい
(2)スタッフに公平さと平等感を伝えたい
(3)スタッフに「改善しつづけること」は「働く環境をよくすること」と分かってほしい

 

2.アタマの準備
(1)あいまいさは捨てる → 具体性が大切
(2)文字よりマンガ、マンガより動画 → どこまで分かりやすく説明できるか
(3)予習復習(自主学習)ができるように → マナブ・知る・できるを知って楽しく働く

 

1の(1)は、あえて「精神論スタート」です。

 

・少ない人数、人件費で効率よく商品をつくったり、販売したい

・まちがった運用をしているスタッフを正したい(言うことを聞け)

 

これでは、会社寄りの考えなので、従業員は納得しません。

 

 

社長として、「会社の成長は、まず従業員に安心して働いてもらうこと」を強く意識します。

 

 

部長など管理職の中には、社長の考えに気づいて「効率アップ方法」とか「正しいことをしているか評価するため」ということを仕組みづくりの目的にしてくることがあります。

 

 

そのようなことが感じられたら、いったん「すべてNG」にします。

 

 

ゴールとしては正しいのですが、途中のチェックポイントで「ボタンをかけ違う」ことが予想されます。

 

 

・従業員にいきなり高い能力を要求する

 

・ムリな時間や人数で、多くの仕事をさせる

 

 

こういうことが「ボタンのかけ違い」です。

 

 

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1の(2)で言いたいことは「仕組みという法律の下では全員が従う」ことを指します。

 

 

たとえ、社長であっても仕組みに書かれている内容と違うことをしたら、ペナルティをくらいます。

 

 

「おれは特別」という気持ちをバッサリと捨ててしまいましょう。

 

 

でも、「それでは、マニュアル人材しか育たない」という不安もあるでしょう。

 

 

それは、次の1の(3)で補っていますので、ご安心ください。

 

 

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1の(3)は、「従業員が言うことに納得できれば、会社は形がドンドン変わっていくことを恐れません」という宣言です。

 

 

・従業員の手で、もっと働きやすい会社にすることができますよ

 

・押しつけ型ではなく、提案型ですよ

 

・でも、何も言ってこないならば、言ってくれる人をドンドン雇いますよ

 

 

3つ目でお互い成長できなければ、会社と従業員の契約は成り立ちませんという社長としての意思を盛り込みます。

 

 

社長、これって超、勇気が入りますね。なぜか・・・

 

 

経営は社長がつづけることが前提ですが、実質の運営を従業員に任せるという意味です。

 

 

細かいことは経営からあれやこれやとはもう言いませんよ、言ってきてくれるなら、という意味にもなります。

 

 

「もっと従業員が育ってから」と思った社長も多いでしょう。でも、これくらい会社の身を、社長の身を従業員に預けないと、人は育ちません。

 

 

でも、社長。これは「まずは私が変わります」という宣言でもあるんです。

 

 

さぁ社長。思い切った決断がコロナ禍には必要です。従業員が分からず立ち止まったときには、社長がコンパス役になってあげてください。

 

 

原動力は社長お一人ではなく、社長も含めた「全従業員」です。

 

 

「2.アタマの準備」は明日書きます。

 

 

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株式会社チームのちから
代表取締役 植竹 剛

業務と教育のバランスの決め方 ~パートさんアルバイトさんが育つ組織づくり17~

人事担当:「教育は大切だから、しっかりやりたいんだけど・・・」

 

 

植竹:「やりたいけど、何か課題があるのですね」

 

 

人事担当:「そう、営業からは『あんまりやり過ぎると営業成績に影響出るから』と釘をさされていまして」

 

板ばさみはツライ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

植竹:「なるほど。板ばさみ状態ですね」

 

 

人事担当:「何か良い策はありますか?」

 

 

植竹:「まずは『見える化』してみませんか?」

 

 

人事担当:「見える化ですか・・・」

 

 

見える化で一番かんたんなのは「数字に置き換える」ことです。

 

 

今回のお困りポイントは営業の言っていることに一理ある中で、人事として教育研修計画を作らねばならないということです。

 

 

ここで、このような分解をしてみます。

 

営業の言っていることも分かる。でも

今の業績を出しつつ人を育てて、未来の業績をつくる

ことも大切だとおもっているはず

 

 

将来のために今、教育時間に充てられるのかを数値化してみよう!

 

 

営業部隊は日々、数字との闘いであることを知っている人事担当さんは、電卓をたたき始めました。

 

 

まずは、1年間で働く時間を出してみました。今回は分かりやすくするためフルタイムのアルバイトさんで計算しています。

1.1日8時間×245日(年間120日休日)=1,960時間・・・1年間で働く労働時間

2.1年間に働く時間のうち、95%を通常業務とすると 1,960時間×95%=1,862時間

3.5%分の残り時間を教育時間にしたい 1,960時間ー1,862時間=98時間

4.今の数字を確保するための教育時間 現場教育に80%使う 98時間×80%=78.4時間

5.将来の数字をつくるための教育時間 知識教育に20%使う 98時間×20%=19.6時間

アルバイトも貴重な戦力。年間19.6時間はつまり、年間での労働時間の中で「1%」を教育時間に充てたいのだが、営業部として了承してくれないか?

 

数字数字と言っている営業に対して、人事も数字で交渉してきました。これは効果ありです。

 

 

営業部:「1%か、1%の大切さを分かってもらえるかい?」

 

 

人事部:「もちろんだ。1%という数字が貴重であることに共感して、さらに効率を上げる『●●』を導入することにした」

 

 

営業部:「おー!この営業支援システムは知っているよ。これは助かる。了解した。年間19.6時間の座学研修時間を営業部としても了承するよ」

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ここまでトントン拍子かは分かりませんが、交渉のテーブルには乗るはずです。

 

 

また、年間スケジュールで繁忙期や第4四半期での研修は控えるようにしたりすると「現場を把握している人事」という評価も受けます。

 

 

予算があまったから、使わないと!という人事部は危険ですよ~。(世の中あるあるですが・・・)

 

 

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株式会社チームのちから
代表取締役 植竹 剛

かせぎ屋タイプかもうけ屋タイプか? ~パートさんアルバイトさんが育つ組織づくり16~

「あした来る新人、だれが教えんの?」

 

 

「そうだねぇ、だれにしようか」

 

 

「Aくんでいいんじゃね?そろそろやらせてみようよ」

 

 

「そうだなぁ、やらせてみるか」

 

 

「あ~やっと教育係から卒業だ~ラッキ~」

 

 

ち、ちょっと待って!これはいろいろマズイですよね。

 

 

Aくんは明日、とつぜん教育係をやることになるんですね。

 

 

何の準備もできてないはずなのに。。。

 

 

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こうならないように、植竹は「2つの道=2つのキャリアプラン」をおすすめします。

 

 

 

 

 

 

 

 

2つのキャリアプランはこうです。

1.かせぎ屋・・・売上などダイレクトに業績につながる仕事。チームリーダー的な存在。

 

2.もうけ屋・・・教育係などチームのパワーを高める仕事。利益を出しやすくする存在。

 

 

この2つのどちらかを「本人に選ばせる」ことが超重要ポイントです。

 

 

はい、本人の気持ちで決めてもらうので、責任感がうまれるわけです。

 

 

一通り仕事ができるようになったら、コース選択書を提出してもらいましょう。

 

 

コースはいつでも変更OKにしておきます。どちらかに片寄りそうならば社員で調整しましょう。

 

 

こうやって準備しておけば、とつぜんAくんが教育係を指示されても大丈夫ですね^^

 

 

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大切なことは、自分にとって好きな仕事は何かを分かってもらうことです。

 

 

 

 

 

 

 

植竹はかせぎ屋からスタートして、もうけ屋もやりました。

 

 

まぁ、店長なんて両役やりますよね^^

 

 

そして、今は「もうける仕組み」をつくりながら、かせぐ方法を考えて計画するやり方で、コンサルをしています。

 

 

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