雑務を効率よくこなすには？
なんだか
年末に差し掛かり
バタバタ忙しく
なってきましたね。
私は
バタバタ=雑務
と考えています。
今日は
この雑務をいかに
効率よくこなすかを
考えてみます。
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まず、バタバタとは
何を表すのかを考えます。
「あ～これもやらなきゃ」
「あ、これやるの忘れてた」
「もう！これやると本来の業務ができない！」
という愚痴にも似た
独り言ってありますよね^^
このような状況は、つまり
本来業務+追加業務
であることと、
本来業務=通常業務
追加業務=非日常業務
とも表現できます。
非日常業務=イレギュラー業務
ですから、
イレギュラー業務=季節日常業務
に変換すれば良いと思うのです。
つまり、
季節日常業務
=季節日常業務をこなす+「その記録を取り来年のカレンダーに入れ込む」
という二つの業務に分解できます。
この二つ目の「記録」
が肝心要になります。
これをしない人が
結構多いのです。
早く次(日常業務)に
取り掛からないと！
という心理が出てしまい、
来年もイレギュラー業務として
バタバタ……。
ある意味、まじめな方が
陥るケースでもあります。
季節日常業務の例として
「忘年会の幹事役」があるとします。
・外部の方をお招きするかTOPに確認
・概ねの参加人数とともに会場探し
・日時の確定
・案内状の作成
・参加啓発
・忘年会自体の企画
・参加費の額決定と徴収方法
・ドタキャン・ドタ参の対応を事前に考えておく
・忘年会会場店舗の店長との価格交渉や当日の段取り打ち合わせ
・最終参加人数の取りまとめ
・来賓の方へのお土産手配
・二次会のセッティング
・忘年会終了後のタクシー・代行の手配
・会計報告
このような業務がありますよね。
これ全部が「イレギュラー業務」ならば
これだけで一日は軽く使ってしまいます。
忘年会終了後の業務も
ありますしね。
でも、この業務が
事前に把握できていれば
・早めに着手できる(10月から)
・着手しつつ追加業務の発見
・楽しむ企画内容に集中できる
・すべてを記録し、来年は誰かに投げる(笑)
という「時間的余裕」を生む
ことができます。
何でも段取り8割。
季節業務を把握して
本当のイレギュラー業務に
備えましょう。
株式会社チームのちから
代表取締役 植竹 剛
