ほうれんそう　～報告連絡相談の正しいやり方とは？①～

こんにちは！
店舗経営チーム力向上コンサルタント
の植竹剛です。

今日は私が夕食つくりの当番です。
月に数回ですが時間に余裕のある時は
気分転換も含めて家族のリクエストに
答えています。

料理が趣味の方はお分かりだと思いますが
段取り、作業の組み立て次第で出来栄えや
所要時間が変わってしまうものですよね。

仕事の組み立て方と考えが同じで、
良いトレーニングになります。

「よし、おかず出来た！」
「あっ！炊飯器のスイッチ入れてなかった！」

ベタな例えですが、
こんなことにならないように気を付けます（笑）

今日はあんかけ豆腐ハンバーグに挑戦です！
こんな風にできたらいいですね♪

※写真はイメージです

それでは今日も元気よく行きましょう！

あなたは部下の方から報告を受ける立場だと思います。

あなた：「●●さん、○○の発注の件どうなってる？」
部下Ａ：「すみません！報告忘れていました！」
あなた：「うん、今報告してくれる？」
部下Ａ：「は、はい。○○の発注は終わっています」

あなた：「いつ終了していたの？」
部下Ａ：「はい、昨日です」
あなた：「うん？発注履歴を確認したけど
入ってなかったよ。だから聞いてるんだけど」

部下Ａ：「えっ？！本当ですか？Ｂさんに頼んでおいた
のですが・・・」
部下Ｂ：「いやいや濡れ衣だよ！頼まれてないよ！」
部下Ａ：「いや、あの、その、すみません！」
あなた：「欲しいのは明日だよ！間に合うのかな・・・」

この会話でいくつかのポイントがありますね。

・　Ａさんはあなたに聞かれるまで報告せず、
しかも事後報告になっている

・　ＡさんはＢさんへ正しく依頼が出来ていなかった

・　ＢさんはＡさんほど当事者意識がないので、
店舗として必要な物への関心が薄い

・　発注ミスによって売上損失をする可能性がある

とこんな感じです。

「がんばってくれているのだが、社員業務として
物足りなさを感じる」なんてことありますよね。

でもここはあなたは自責に立って考えます。

そうです。正しい「指示」が出せていたのか、という
スタンスです。

具体的でタイムリーな報告を求めるには、
同じレベルでの指示を出さなくてはなりません。

つまり、あいまいな報告の原因は、あいまいな指示出し
にあることが結構あります。

「○○やっといて」
これは非常にアブナイです！

すべての指示を以下のように出す必要はないかもしれません。

しかし、私の実体験として店舗全員の業務精度や
スピードが確実に上がりました。

約10年ほど前に受けた研修の内容です。
そのまま書きます。ゴロ合わせになっています。

1.中身は何だよ【概論】

2.何のため【目的】

3.いつからいつまで【開始・納期】

4.どうやって【方法】

5.出来栄え【業務精度・品質】

6.ナンボで【予算経費額】

7.何人で【業務ボリューム・人件費コスト計算】

8.どうなった【報告（中間報告）】

いかがでしょうか。
「○○やっといて」とは大違いですね。
8.の中間報告も最初の指示出しの中に入れておきます。

そうすると、3.からの内容がそのまま報告事項になります。
ルーティーン業務でも同じようにできます。

そしてもう一つ。
報告スピードが重要ですね。
報告は鮮度が命です。

「深夜に起こったことだから・・・」
「あなたが休みの日だから報告しづらいな・・・」

部下の方が一度は感じる内容のはずですね。

緊急を想定しましたが、報告には鮮度がつき物なので
このように指示を明確にしていきましょう。

例：「毎日、○時には口頭で報告して欲しい」
例：「◎◎の業務が終わったら報告して欲しい」
これでＯＫです。

報告忘れを防止するにはやはり「訓練」しかありません。
ホワイトボードに書いて報告という方法もあります。
部下のレベルに合わせた方法をとりましょう。

あとは、あなたが指示を出したことを忘れないことですね。
意外と多いのでは・・・（笑）
ちなみに私は忘れていて、部下によく助けられました（笑）

最後に、報告とは「すべてのことを報告する」
「報告の内容を決めるのは本人ではなく、上司である」
という考え方は正しいのですが、ボリューム満点な業務です。

新人さんの場合、個別ノートを作る、メールでの報告（業務日報）
を3～6か月間ほど課してもよいでしょう。
報告をする難しさや大切さを学習してもらいましょう。
私はやはり、「手書き」をおすすめしています。

今日はここまでにしたいと思います。

次回は～報告連絡相談の正しいやり方とは？～の2回目として
「連絡」にスポットを当ててみます。

最後までお読みいただきありがとうございました。

店舗経営チーム力向上コンサルタント
植竹剛