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ほうれんそう ～報告連絡相談の正しいやり方とは？③～
こんにちは！
店舗経営チーム力向上コンサルタント
の植竹剛です。
今日は中学2年生になる息子が明日からの
期末試験に向けて勉強をしています。
「あ～っ！資料が見つからない！」
「この問題、先生に質問するの忘れた！」
と言って頭をかいています。（苦笑）
「お父さん、この問題教えて！！」
本人も必死です。（笑）
こんなとき、ちょうど書こうとしていたテーマ
「相談」のことと話題が同じになりました。
最近、仕事と家庭って似てきている気がします。
ちなみに息子にとっての「目の前のニンジン」は
新幹線に乗って、鉄道博物館に行くことだそうです。
うまく、目標を達成できるのやら・・・
親バカでちょっと期待しつつ・・・
それでは今日も元気よく行きましょう！
さっそくですが「相談」を辞書で引いてみました。
①どうすればよいかなどについて、意見を述べ合ったり、
意見を述べてもらったりして、考えること。
②問題の解決のために話し合ったり、他人の意見を聞いたり
すること。また、その話し合い。
この二つの解釈をまとめていくと、
■ 判断に迷うときに起こる事案
■ ちがう角度の考え方を聴く
■ 話し合うことで新しい発見を促進させる
■ より良い方法を導き出すための行為
ともなります。
でも実際に多いケースとしては、「相談」というよりも
「質問」＝「答えが導き出せない時の神頼み的な相談」
があるのではないでしょうか。
「どうすればよいでしょうか？」
そんな時は何をどこまで考えたのかを必ず確認していました。
単に自身の知っていることを答えてしまっては、相手のため
にはなりません。しかも、すべて正しい答えを言える保証も
私にはありません。
考える深度が浅いと判断した場合には「自分で調べなさい」
という一言で片づけてしまう場面もありました。
今でも部分的には後悔していません。
しかし、簡単な内容の相談であれば、「アドバイス」として
答えに近いことを言って成功に導くこともできました。
本当に難しい判断で、私もまだまだ達観していません。
しかし留まることもしたくない気持ちもあって、
あえてこの「相談」の話にトライしてみました。
自身の知らないうちに解決してくれたことも陰であった
と思います。でも埋もれてしまった事もあったことでしょう。
人材とは本当に難しいものですね。
なので私が精進していくことが今までの部下たちへの恩返しに
なっていくのではといつも考えています。
今考えられることは、さきほども書きましたが、「導く」
ことが目的であると思います。
相手のレベルや考えの深度を的確に判断して、
自身の環境はいったん隅へ置く。
そして正面を向く＝「正対」をしてヒザをつつき合わせて
最大限の時間を相手に差し出すことであると思います。
時間とともにエネルギーも使います。
でもそのことが部下の成長につながるならば
喜んで提供しようという勇気と愛情に尽きると思います。
ちょっと精神論チックになってしまいました。
でも解決する手段はこの言わば「捨て身」なのかな
と思います。
冒頭のつながりで、息子には「こことここの関係性を
導き出せばわかるんじゃない？」とコメントしたら
15分ほどして「頭の電球がピカっと」したらしく、
「わかった～！！」と喜んでいました。（笑）
15分の沈黙って結構長いですね！
今日はここまでにしたいと思います。
次回は店舗で起こる「場面」を具体的に設定して
トピックをお話ししていきます。
本日も最後までお読みいただき有難うございました。
店舗経営チーム力向上コンサルタント
植竹剛
ほうれんそう ～報告連絡相談の正しいやり方とは？②～
こんにちは！
店舗経営チーム力向上コンサルタント
の植竹剛です。
先日、このブログにコメントをいただきました。
「お世話になります。とても良い記事ですね。」
「こんにちは、またブログ覗かせていただきました。
また、遊びに来ま～す。よろしくお願いします」
ほめていただくと本当にやる気が出ます！
コメントをいただいてありがとうございます！
これからもよろしくお願いします！
それでは今日も元気よく行きましょう！
「アルバイト編」から「コミュニケーション編」
になって5回目になります。
前回の「ほうれんそう」の「報告」からのつながりで
今回は「連絡」にスポットを当ててみます。
基本的に「そんなの知ってるよ！」という内容が
多いと思いますが、知っていることを「実践」して
もらいたいメッセージを込めています。
あなたは連絡モレや抜けで「もう！」と思ったことはありませんか？
また、「あいつ・・・」という他責にしてしまったことはないでしょうか？
今日はそんな嫌な気持ちにならないようにするために
「報告」のコツも関連付けていきます。
あなたは「学校の連絡網」をモチロンご存じですよね。
こんな感じのものです。
※画像はイメージです
趣味で団体競技に参加されていれば、このような
表は大人の方も使うかもしれません。
しかし、仕事として多くの案件を連絡網で回す
というのもあまり聞かれませんよね。
でも「伝言ゲーム」化してしまって、
最初と最後の方では全然違う内容になっていたり・・・
具体的に連絡する方が良いのですが、時間も掛かります。
どうすればいいのでしょうか？
ここでもう一度「連絡網」を見てみましょう。
※画像はイメージです
■最後の方は最初の方に確認の連絡を入れる
■次の方が不在の場合、その先の方に連絡して後で次の方に連絡する
当たり前のことですが、大人になると忘れている事ではありませんか？
改善するヒントが隠れていますね。
連絡が行き渡ったかの確認はとかく忘れがちです。
あなたの右腕の方に連絡が行き渡ったかどうかの
最終確認を事前に指示しておきましょう。
でも、最初はこんなレベルからかもしれません。
部下 ：「店長、●●の件ですが全社員・全アルバイトへの連絡を終了しました」
あなた：「ありがとう。当日休みだった人にはどのように連絡したのかな？」
部下 ：「はい、個人メール宛に内容を送信しておきました」
あなた：「うん・・・？それで該当者全員が返信してきたのは確認できてるの？」
部下 ：「は、はい。今確認します」
部下 ：「店長、お待たせいたしました。あと2名から返信がありません」
あなた：「誰とだれかな」
部下 ：「AさんとBさんです」
あなた：「その二人にはどのように連絡するの？ともに休みだね」
部下 ：「はい、いまから電話をしてみます」
あなた：「そうだね。特にBさんは明日早番だから何度でも連絡して
今日中に知っておいてもらう必要があるね」
部下 ：「はい！了解しました！」
あなた：「2名含めて全員への連絡が終わったらまた報告しにきてね」
教育とは忍耐が必要ですね・・・
でも違う形であなたも先輩・上司から似たようなことを
教えていただいたはずですね。
私は教えてもらいまくりでした・・・（苦笑）
前回お話したように、情報は鮮度が非常に大切ですね。
ここでBさんが情報を知らずに翌日開店してしまったら、
売上目標からシフトから各計画が総崩れになるかも・・・
店舗の総責任者は「あなた」です。
99％部下のせいにすることはできません。
連絡発信はまずあなたが具体的に内容を作れるまで慎重に行きましょう。
誰にでもわかるようにするにはポイントがあります。
● 起こった出来事の日、お休みだった人をイメージする
ことを意識して情報を発信すると自然に周囲の理解度が向上します。
これも配慮なのですね。
以前、先輩に「配慮されたければ、自分から周りに
気を遣いなさい」と言われたことを思い出します。
あなたの意志が部下やアルバイトに伝わらないことが
一番イタイことですね。
伝言ゲームになってしまっては困ります。忙しいでしょうが
連絡事項を書くときは今までよりプラス30秒時間をかけましょう。
発信前に再度確認すれば、状況は劇的に変化していきます。
発信前に部下の方にこの内容で理解できるかを
聞いてみるのも良い方法です。
とかく、情報の伝達不備は人のモチベーションにも影響が出ます。
とかく「言っておいて」になりがちな情報でも
相手にとってはあなたが思う以上に大切な事かもしれません。
あなたが変われば必ず周囲も変わります。
それだけの影響力があなたにはあります。
本日はここまでにしたいと思います。
次回は「ほうれんそう」の3回目「相談」のお話を
していきます。
最後までお読みいただき有難うございました。
店舗経営チーム力向上コンサルタント
植竹剛
ほうれんそう ～報告連絡相談の正しいやり方とは？①～
こんにちは！
店舗経営チーム力向上コンサルタント
の植竹剛です。
今日は私が夕食つくりの当番です。
月に数回ですが時間に余裕のある時は
気分転換も含めて家族のリクエストに
答えています。
料理が趣味の方はお分かりだと思いますが
段取り、作業の組み立て次第で出来栄えや
所要時間が変わってしまうものですよね。
仕事の組み立て方と考えが同じで、
良いトレーニングになります。
「よし、おかず出来た！」
「あっ！炊飯器のスイッチ入れてなかった！」
ベタな例えですが、
こんなことにならないように気を付けます（笑）
今日はあんかけ豆腐ハンバーグに挑戦です！
こんな風にできたらいいですね♪
※写真はイメージです
それでは今日も元気よく行きましょう！
あなたは部下の方から報告を受ける立場だと思います。
あなた：「●●さん、○○の発注の件どうなってる？」
部下Ａ：「すみません！報告忘れていました！」
あなた：「うん、今報告してくれる？」
部下Ａ：「は、はい。○○の発注は終わっています」
あなた：「いつ終了していたの？」
部下Ａ：「はい、昨日です」
あなた：「うん？発注履歴を確認したけど
入ってなかったよ。だから聞いてるんだけど」
部下Ａ：「えっ？！本当ですか？Ｂさんに頼んでおいた
のですが・・・」
部下Ｂ：「いやいや濡れ衣だよ！頼まれてないよ！」
部下Ａ：「いや、あの、その、すみません！」
あなた：「欲しいのは明日だよ！間に合うのかな・・・」
この会話でいくつかのポイントがありますね。
・ Ａさんはあなたに聞かれるまで報告せず、
しかも事後報告になっている
・ ＡさんはＢさんへ正しく依頼が出来ていなかった
・ ＢさんはＡさんほど当事者意識がないので、
店舗として必要な物への関心が薄い
・ 発注ミスによって売上損失をする可能性がある
とこんな感じです。
「がんばってくれているのだが、社員業務として
物足りなさを感じる」なんてことありますよね。
でもここはあなたは自責に立って考えます。
そうです。正しい「指示」が出せていたのか、という
スタンスです。
具体的でタイムリーな報告を求めるには、
同じレベルでの指示を出さなくてはなりません。
つまり、あいまいな報告の原因は、あいまいな指示出し
にあることが結構あります。
「○○やっといて」
これは非常にアブナイです！
すべての指示を以下のように出す必要はないかもしれません。
しかし、私の実体験として店舗全員の業務精度や
スピードが確実に上がりました。
約10年ほど前に受けた研修の内容です。
そのまま書きます。ゴロ合わせになっています。
1.中身は何だよ【概論】
2.何のため【目的】
3.いつからいつまで【開始・納期】
4.どうやって【方法】
5.出来栄え【業務精度・品質】
6.ナンボで【予算経費額】
7.何人で【業務ボリューム・人件費コスト計算】
8.どうなった【報告（中間報告）】
いかがでしょうか。
「○○やっといて」とは大違いですね。
8.の中間報告も最初の指示出しの中に入れておきます。
そうすると、3.からの内容がそのまま報告事項になります。
ルーティーン業務でも同じようにできます。
そしてもう一つ。
報告スピードが重要ですね。
報告は鮮度が命です。
「深夜に起こったことだから・・・」
「あなたが休みの日だから報告しづらいな・・・」
部下の方が一度は感じる内容のはずですね。
緊急を想定しましたが、報告には鮮度がつき物なので
このように指示を明確にしていきましょう。
例：「毎日、○時には口頭で報告して欲しい」
例：「◎◎の業務が終わったら報告して欲しい」
これでＯＫです。
報告忘れを防止するにはやはり「訓練」しかありません。
ホワイトボードに書いて報告という方法もあります。
部下のレベルに合わせた方法をとりましょう。
あとは、あなたが指示を出したことを忘れないことですね。
意外と多いのでは・・・（笑）
ちなみに私は忘れていて、部下によく助けられました（笑）
最後に、報告とは「すべてのことを報告する」
「報告の内容を決めるのは本人ではなく、上司である」
という考え方は正しいのですが、ボリューム満点な業務です。
新人さんの場合、個別ノートを作る、メールでの報告（業務日報）
を3～6か月間ほど課してもよいでしょう。
報告をする難しさや大切さを学習してもらいましょう。
私はやはり、「手書き」をおすすめしています。
今日はここまでにしたいと思います。
次回は～報告連絡相談の正しいやり方とは？～の2回目として
「連絡」にスポットを当ててみます。
最後までお読みいただきありがとうございました。
店舗経営チーム力向上コンサルタント
植竹剛
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